Think productivity at work

Fayaz Shah

Director de Marketing, Líder Estratégico de Comunicación de Expertos, el Golfo y Cercano Oriente, GSK

El trabajador de oficina típico americano sólo hace unos 90 minutos de trabajo real por día de trabajo.

El resto de la jornada de trabajo se dedica en gran parte de las distracciones como la lectura de las noticias, la navegación por Internet, socializar con los compañeros de trabajo, comer bocadillos, coffee breaks, revolver papeles de todo, el procesamiento de correos electrónicos irrelevantes, no hace falta tácticas dilatorias, jugar juegos, y soñar despierto.

Por otra parte, los trabajadores de oficina americanas son de las más productivas del mundo. En muchos otros países, incluso menos trabajo se hace cada día.

Esta estadística no ha cambiado mucho en las últimas décadas, a pesar de las grandes inversiones en la gestión del tiempo y la formación para la productividad de muchas empresas. Tenemos más tecnología para ayudarnos a ser productivo, pero también tenemos más para distraernos.

El problema general es que todavía estamos aplicando un modelo de la era industrial a la productividad de los trabajadores del conocimiento. Tiene sentido que prestar atención a las horas trabajadas si el rendimiento productivo por cada hora es más o menos lo mismo. Eso puede ser cierto para el trabajo repetitivo, pero no se aplica tanto a los trabajadores del conocimiento.

Para un trabajador del conocimiento, ¿cuál es la diferencia entre una hora de máxima productividad vs. una hora baja productividad? Esa hora pico podría ser fácilmente 10x más productivo en términos de volumen de trabajo realizado y los resultados obtenidos.

¿Qué sentido tiene que pasar más tiempo en la oficina si usted está operando normalmente a menos de 20% de la capacidad? ¿Por qué no simplemente hacer 90 minutos de trabajo real y luego ir a casa para el día?

¿Y si pudiera completar el trabajo de todo un día en sólo 90 minutos? ¿Cómo sería ese período de 90 minutos parece?

Bloques de Enfoque

Estas son algunas recomendaciones para tener un período de 90 minutos muy productivo (llamémoslo un bloque de enfoque ): 

1. Elija un tema - En vez de hacer un montón de acciones aleatorias, elige un tema claro para el bloque. Esto permite a su cerebro para cargar en un contexto singular y aferrarse a él, lo que le hace más eficiente. Su tema puede ser un proyecto que está trabajando, un tipo de trabajo como ponerse al día en su correspondencia, ni nada que le permite a su cerebro carga en un contexto claro y aferrarse a él.
2. Definir la línea de meta - Consulte a su bloque de enfoque como un guión rápido a la línea de meta. Pero ¿dónde está la línea de meta? ¿Qué aspecto tiene? Tener un objetivo claro que es sólo 90 minutos le ayudará a enfocar. No se preocupe si usted no cruzar la línea de meta cada vez; que está ahí para ayudarle a concentrarse, por lo que aspirar a ello, pero aceptar que a veces vas a perder. Algunos ejemplos: escribir y publicar una nueva entrada de blog. Elementos de proceso en mi bandeja de entrada de correo electrónico hasta que es completamente vacío. Planificar y programar todos mis bloques de discusión para la próxima semana. 
3. Enumerar los pasos de acción - una lista de las acciones específicas tomarás durante este bloque. Para algunos bloques de esto es realmente útil. Para otros, puede no ser necesario si los pasos ya están claras. Yo no enumerar mis pasos a seguir para escribir un nuevo artículo, ya que el proceso es muy familiar para mí, pero me gustaría enumerar los pasos lluvia de ideas y lista para un nuevo proyecto familiar para que sea más fácil para empezar. Algunos ejemplos: Eliminar todo el spam obvio y el desorden de mi bandeja de entrada de correo electrónico primero. A continuación, procesar rápidamente todos los mensajes que puedo manejar en menos de dos minutos cada uno. A continuación, ordenar y priorizar los mensajes más largos para la respuesta. Responde a mis mensajes más largos más importantes hasta que yo estoy en el punto de 90 minutos. Ríndete a la comprensión de que no es un buen uso de mi tiempo para responder a los demás, y simplemente archivarlos para vaciar la bandeja de entrada.
4. Asegurar cero interrupciones - Lo que sea necesario para garantizar que no se interrumpa en ningún caso durante su bloque de enfoque. Si es necesario, decirle a la gente de antemano que no vas a estar disponibles para los siguientes 90 minutos; hágales saber que usted estará disponible después de eso. Cierre con llave su puerta, si puede. Si no se puede garantizar que no se interrumpa en su entorno de trabajo actual, y luego hacer su bloque foco en otro lugar. Usted será mucho más productivo y su enfoque será más profunda si se sabe a ciencia cierta que usted no será interrumpido. 
5. Trabajar con rapidez - Piensa rápido. Muévete rápido. Trabajar con rapidez. Si usted se coge que va lento, acelerar ! Imagina que estás en una carrera, y usted tiene que mantener un fuerte ritmo durante los 90 minutos. Después de que usted pueda descansar. Con la práctica, esto se hace más fácil.
6. Permitir sin distracciones - Durante su bloque de enfoque, usted debe hacer su trabajo predefinido y nada más. Mantenga su teléfono celular apagado. Apague algunas notificaciones que puedan interrumpir. Apague el acceso a Internet si no lo necesitará durante este bloque. No consultar el correo electrónico durante este tiempo. No tome un café o un aperitivo descanso. Usa el baño durante este tiempo sólo si es necesario.